Setiap hari, jurnalis menerima ratusan email press release dari berbagai perusahaan dan organisasi. Dari puluhan bahkan ratusan email tersebut, hanya segelintir yang benar-benar dibaca, dan lebih sedikit lagi yang akhirnya dimuat sebagai berita. Lantas, bagaimana cara membuat press release Anda menonjol di antara lautan informasi yang membanjiri inbox jurnalis?
Press release yang efektif bukan sekadar pengumuman formal perusahaan. Ia harus mampu menarik perhatian, memberikan nilai berita yang jelas, dan memudahkan jurnalis dalam mengolahnya menjadi artikel. Berikut adalah lima tips jitu agar press release Anda tidak hanya dilirik, tetapi juga diliput oleh media.
1. Timing adalah Segalanya: Kirim di Waktu yang Tepat
Waktu pengiriman press release memiliki dampak signifikan terhadap peluang dibaca atau tidaknya email Anda. Jurnalis memiliki rutinitas kerja yang padat dengan deadline yang ketat. Memahami ritme kerja mereka adalah kunci pertama kesuksesan publikasi press release.
Waktu terbaik mengirim press release adalah di pagi hari, antara pukul 08.00 hingga 10.00. Pada jam-jam ini, jurnalis baru saja memulai hari kerja mereka dan sedang aktif memeriksa email untuk mencari bahan berita. Inbox mereka belum terlalu penuh, sehingga press release Anda memiliki peluang lebih besar untuk terlihat dan dibaca.
Sebaliknya, hindari mengirim press release pada Jumat sore atau akhir pekan. Pada waktu-waktu ini, sebagian besar jurnalis sudah dalam mode “weekend” dan cenderung tidak responsif terhadap email pekerjaan. Kecuali Anda memiliki berita yang sangat mendesak atau breaking news, sebaiknya tunda pengiriman hingga awal pekan.
Selain mempertimbangkan waktu dalam sehari, perhatikan juga momentum berita yang sedang trending. Jika press release Anda memiliki kaitan dengan isu yang sedang hangat diperbincangkan, kirimkan segera untuk memanfaatkan momentum tersebut. Relevansi dengan konteks berita terkini akan meningkatkan news value dari siaran pers Anda.
2. Subject Line yang Menggigit: Kunci Pertama Dibukanya Email Anda
Subject line adalah pintu gerbang pertama yang menentukan apakah email Anda akan dibuka atau langsung masuk ke folder sampah. Jurnalis hanya memiliki beberapa detik untuk memutuskan email mana yang layak dibuka, dan keputusan ini sebagian besar dipengaruhi oleh subject line.
Buat subject line yang singkat, padat, dan langsung pada inti berita. Idealnya, subject line tidak lebih dari 50 karakter agar bisa terbaca penuh di preview email, terutama di perangkat mobile. Hindari penggunaan kata-kata yang berbunga-bunga atau terlalu promosi. Jurnalis mencari berita, bukan iklan.
Perhatikan perbedaan antara subject line yang lemah dan kuat:
Contoh SALAH:
- “Kabar Gembira dari Perusahaan Kami”
- “Informasi Penting yang Harus Anda Ketahui”
- “Press Release: Update Terbaru Kami”
Contoh BENAR:
- “Startup EdTech Raih Pendanaan Seri A USD 5 Juta”
- “Riset: 70% Gen Z Indonesia Alami Burnout di Tempat Kerja”
- “Peluncuran Platform AI untuk Deteksi Dini Kanker Payudara”
Subject line yang baik menyertakan angle berita yang jelas dan spesifik. Ia harus mampu menjawab pertanyaan mendasar: “Kenapa saya harus peduli dengan ini?” Jika ada data atau angka menarik, masukkan ke dalam subject line untuk membuat berita terasa lebih konkret dan kredibel.
3. Gunakan Struktur Piramida Terbalik: Informasi Terpenting di Awal
Jurnalis tidak memiliki waktu untuk membaca seluruh press release Anda dari awal hingga akhir. Faktanya, kebanyakan jurnalis hanya membaca dua hingga tiga paragraf pertama untuk memutuskan apakah berita tersebut layak ditindaklanjuti. Oleh karena itu, gunakan prinsip piramida terbalik dalam menyusun press release.
Paragraf pertama harus menjawab 5W+1H: Who, What, When, Where, Why, dan How. Ini adalah lead atau inti berita yang harus langsung memberikan gambaran lengkap tentang apa yang Anda umumkan. Jangan membuat jurnalis harus “menggali” informasi penting di tengah atau akhir teks.
Berikut struktur ideal press release dengan piramida terbalik:
Paragraf 1 (Lead):
Inti berita dengan informasi paling penting dan newsworthy. Jawab pertanyaan dasar siapa, apa, kapan, di mana, mengapa, dan bagaimana.
Paragraf 2-3 (Body):
Detail pendukung yang memperkuat lead. Sertakan data, statistik, atau fakta yang membuat berita lebih kredibel dan menarik.
Paragraf 4 (Quote):
Kutipan dari narasumber utama (CEO, founder, atau pejabat terkait) yang memberikan perspektif atau konteks tambahan.
Paragraf 5 (Boilerplate):
Informasi singkat tentang perusahaan atau organisasi, biasanya 2-3 kalimat yang menjelaskan tentang siapa Anda dan apa yang Anda lakukan.
Dengan struktur seperti ini, bahkan jika jurnalis hanya membaca separuh press release, mereka sudah mendapatkan informasi esensial yang dibutuhkan untuk menulis berita.
4. Sertakan Data Konkret dan Visual Berkualitas Tinggi
Jurnalis menyukai data. Angka dan statistik membuat berita lebih kredibel, lebih mudah dikutip, dan lebih menarik bagi pembaca. Press release yang hanya berisi klaim-klaim tanpa bukti konkret akan terlihat lemah dan kurang meyakinkan.
Ganti klaim umum dengan data spesifik. Alih-alih mengatakan “produk kami sangat diminati pasar,” katakan “produk kami mencatat 150% peningkatan penjualan dalam tiga bulan terakhir dengan 50.000 pengguna aktif.” Angka memberikan bobot dan memudahkan jurnalis untuk menulis artikel yang faktual.
Selain data dalam bentuk teks, sertakan juga aset visual berkualitas tinggi yang dapat digunakan media untuk melengkapi artikel. Visual yang baik tidak hanya mempercantik berita, tetapi juga meningkatkan engagement pembaca.
Aset visual yang harus Anda siapkan:
- Infografis berkualitas tinggi: Visualisasi data atau informasi kompleks dalam format yang mudah dipahami. Format PNG atau JPG dengan resolusi minimal 1920 x 1080 px.
- Foto resolusi besar: Minimal 3000 x 2000 pixels dengan ukuran file 2-10 MB. Sertakan foto produk, headshot CEO/founder, foto tim, atau foto event yang relevan dengan pengumuman.
- Video (jika ada): Video demo produk, interview singkat dengan CEO, atau behind the scenes yang berdurasi 30-60 detik. Format MP4 dengan resolusi minimal 1080p.
- Logo perusahaan: Dalam berbagai format (full color, white, black) dan resolusi tinggi untuk keperluan publikasi.
Kemas semua aset visual ini dalam sebuah press kit yang mudah diakses. Gunakan Google Drive, Dropbox, atau cloud storage lainnya dengan pengaturan “Anyone with the link can view.” Organisir dengan struktur folder yang jelas dan beri nama file yang deskriptif. Jangan gunakan password karena akan menyulitkan jurnalis untuk mengakses.
Press kit yang lengkap dan profesional menunjukkan bahwa Anda serius dengan publikasi ini. Jurnalis akan sangat menghargai kemudahan akses terhadap semua materi yang mereka butuhkan tanpa harus bolak-balik meminta file tambahan.
5. Personalisasi dan Follow Up dengan Bijak
Salah satu kesalahan terbesar dalam distribusi press release adalah mengirimkan email massal tanpa personalisasi. Jurnalis bisa dengan mudah mengenali email yang dikirim secara blast ke ratusan penerima, dan mereka cenderung mengabaikan email semacam itu.
Luangkan waktu untuk mempersonalisasi setiap email yang Anda kirim ke jurnalis atau media tertentu. Sebutkan nama jurnalis dengan benar (bukan “Dear Editor” atau “Yth. Redaksi”), referensikan artikel mereka yang pernah Anda baca, dan jelaskan mengapa berita Anda relevan dengan beat atau fokus liputan mereka.
Contoh personalisasi yang baik:
“Halo Pak Budi, saya membaca artikel Bapak tentang perkembangan fintech di Indonesia yang dimuat minggu lalu. Saya pikir berita tentang peluncuran platform pembayaran digital kami yang fokus pada inklusi keuangan UMKM akan menarik untuk Bapak liput…“
Personalisasi seperti ini menunjukkan bahwa Anda tidak asal kirim, tetapi benar-benar memahami minat dan fokus liputan jurnalis tersebut. Ini akan meningkatkan peluang press release Anda untuk diperhatikan.
Follow up adalah bagian penting, tetapi harus dilakukan dengan bijak. Tunggu 2-3 hari kerja setelah pengiriman email pertama sebelum melakukan follow up. Jangan follow up di hari yang sama atau keesokan harinya karena akan terkesan mendesak dan tidak profesional.
Saat follow up, gunakan nada yang sopan dan tidak memaksa. Tanyakan apakah mereka membutuhkan informasi tambahan atau bersedia untuk wawancara eksklusif dengan narasumber Anda. Jika setelah satu kali follow up belum ada respons, jangan spam inbox mereka dengan email berulang kali. Hormati keputusan mereka dan jangan membakar jembatan untuk peluang publikasi di masa depan.
Kesimpulan: Kombinasi Strategi untuk Hasil Maksimal
Membuat press release yang dilirik dan diliput oleh jurnalis membutuhkan lebih dari sekadar menulis pengumuman formal. Anda perlu memahami cara kerja jurnalis, memberikan nilai berita yang jelas, dan memudahkan mereka dalam proses peliputan.
Lima tips di atas—timing yang tepat, subject line yang menggigit, struktur piramida terbalik, data dan visual berkualitas, serta personalisasi dengan follow up yang bijak—adalah fondasi untuk press release yang efektif. Namun, kunci utamanya tetap pada news value dari berita itu sendiri. Press release terbaik sekalipun tidak akan diliput jika tidak memiliki angle berita yang menarik atau relevan dengan audiens media tersebut.
Jika Anda ingin memastikan press release Anda tidak hanya dilirik tetapi juga dijamin terbit di media-media nasional dan lokal, pertimbangkan untuk menggunakan jasa publikasi press release profesional. Dengan pengalaman dan akses ke ratusan media, tim profesional dapat membantu memaksimalkan exposure berita Anda.
Butuh Bantuan Publikasi Press Release?
Jasa Press Release Anama menawarkan solusi lengkap untuk kebutuhan publikasi siaran pers Anda. Didukung oleh tim yang berpengalaman di media lebih dari 10 tahun, Anama telah menerbitkan lebih dari 100 berita online yang tayang permanen di berbagai media nasional dan lokal.
Keunggulan Jasa Press Release Anama:
✅ Jaminan Terbit – Kepastian publikasi tanpa khawatir ditolak media
✅ Akses ke 100++ Media – Jangkauan luas di media nasional dan lokal
✅ Layanan Copywriting – Penulisan artikel profesional jika Anda belum memilikinya
✅ Publikasi Permanen – Artikel tayang permanen selama tidak melanggar kebijakan media
✅ Report Lengkap – Laporan hasil pemberitaan beserta tautan langsung
Manfaat Publikasi Press Release:
- Branding – Meningkatkan kepercayaan dan pengakuan positif terhadap bisnis Anda
- Reputation – Membangun reputasi baik melalui liputan positif di portal berita
- Exposure – Membuat brand dikenal luas di masyarakat
- Promotion – Mempromosikan kegiatan atau produk secara efektif
- Syarat Shopee Mall – Memenuhi persyaratan liputan media (minimal 5 media)
- Akun Verified – Memudahkan mendapatkan centang biru di sosial media
- Klarifikasi – Sarana klarifikasi informasi yang tidak benar
Proses Kerja yang Mudah:
- Review Konten – Tim menentukan kelayakan topik untuk terbit di media
- Penerbitan – Artikel diterbitkan di media sesuai pilihan paket
- Terima Report – Dapatkan laporan lengkap dengan link berita yang terbit
Tersedia paket dari Basic hingga Premium yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan dan budget Anda.
Konsultasikan kebutuhan publikasi press release Anda sekarang di www.anama.id/jasa-press-release dan pastikan berita Anda terbit di media-media terpercaya!